Цифры из ретро с ивент-агентством: 640 человекочасов на цикл отчётности до автоматизации, 64 после. Экономия 576 человекочасов на проекте. Правок от заказчика стало втрое меньше.
Как выглядел процесс пять лет назад
Вся работа держалась на таблицах Google Sheets и терпении команды:
- фотографы снимали всё подряд, без привязки к смете;
- менеджеры распечатывали более двадцати страниц и вычёркивали позиции на глаз;
- архив из тысяч кадров разбирали вручную, используя Telegram;
- к завершению проекта накапливалось свыше пяти тысяч фотографий, до половины — дубли одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа часто оставалась пустой.
Пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся информация о площадке хранилась в голове одного человека.
Что сделали для автоматизации
Поверх привычных таблиц выстроили новый контур. Данные из Google Sheets проходят через валидатор, затем попадают в мобильное приложение на площадке, проходят модерацию и собираются в готовый документ DOCX по шаблону заказчика.
Фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны. Внутри карточки находятся название, блок сметы, контакт ответственного лица и при необходимости образец. Снятый кадр мгновенно ложится в структуру сметы, общий чат для разбора фотографий больше не требуется.
Ключевые результаты внедрения
- цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов;
- скорость разбора фотографий выросла в десять раз;
- сборка итогового документа занимает около трёх часов вместо трёхсот двадцати;
- правок от заказчика стало в три раза меньше: отчёт собирается сразу в формате приёмки — позиция, время, место, день.
Детали и этапы внедрения
В материале разобраны и другие стороны проекта:
- почему на одну строку сметы часто требуется два кадра и как эту задачу закрыли, добавив два слота на каждую позицию;
- как две недели работы в полях с участием в монтаже и съёмках вскрыли проблемы, о которых заказчик даже не догадывался. После погружения добавили контроль прорабов и бригад: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления;
- этапы внедрения системы: двухнедельное погружение и выход на стабильный контур за восемь-двенадцать месяцев. Готовое решение сокращает сроки до трёх-четырёх месяцев;
- расчёт показателей было и стало по каждому этапу с итоговой экономией в 576 человекочасов.
Автор
Материал подготовил Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в рабочий процесс примерно за один час. Раньше на адаптацию уходили целые недели изучения архивов и работы с распечатками.
Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/